Регистрация входящих договоров на предприятии

Журнал регистрации договоров в организации Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке.

К нам на предприятие поступают договоры, дополнительные соглашения к ним и счета-фактуры без сопроводительных документов. Мы их не регистрируем в журнале регистрации входящих документов, а передаем сразу исполнителям. Сроки подписания договоров сократились, к тому же наш коммерческий отдел обязан ежемесячно отчитываться перед вышестоящей организацией, в информационную систему вносятся сведения о всех подписанных нами договорах и загружаются их скан-копии. То есть договор, подписанный с нашей стороны в июле, должен прийти от контрагента с подписью также в июле; допускается опоздание только на 3 дня. Но часто бывает, что контрагент присылает документы с большим опозданием. Коммерческий отдел просит, чтобы служба делопроизводства регистрировала договоры и дополнительные соглашения к ним в журнале регистрации и ставила регистрационные штампы на оригиналы. Разве допустимо проставлять штамп входящей регистрации на оригиналах договоров?

Регистрация договоров в организации

К нам на предприятие поступают договоры, дополнительные соглашения к ним и счета-фактуры без сопроводительных документов. Мы их не регистрируем в журнале регистрации входящих документов, а передаем сразу исполнителям. Сроки подписания договоров сократились, к тому же наш коммерческий отдел обязан ежемесячно отчитываться перед вышестоящей организацией, в информационную систему вносятся сведения о всех подписанных нами договорах и загружаются их скан-копии.

То есть договор, подписанный с нашей стороны в июле, должен прийти от контрагента с подписью также в июле; допускается опоздание только на 3 дня. Но часто бывает, что контрагент присылает документы с большим опозданием. Коммерческий отдел просит, чтобы служба делопроизводства регистрировала договоры и дополнительные соглашения к ним в журнале регистрации и ставила регистрационные штампы на оригиналы.

Разве допустимо проставлять штамп входящей регистрации на оригиналах договоров? Ведь по правилам делопроизводства такие документы относятся к нерегистрируемым, тем более к ним нет сопроводительных писем. Как выйти из этой ситуации? Стоит ли завести еще один журнал учета входящих документов?

Что за журнал это должен быть? Какое подразделение должно вести такой журнал, ведь предприятие у нас большое и в канцелярии уже много журналов регистраций и учета? А служба делопроизводства передавала бы договоры и документы по их исполнению в структурные подразделения-исполнители также в день их получения из отделения почтовой связи.

Такой порядок обычно устанавливается в регламенте договорной работы, в котором закрепляют алгоритмы исполнения договоров по видам сделок , ответственность подразделений-исполнителей, включая бухгалтерию, которая проводит платежи в основном на основании тех распоряжений на оплату, которые готовят исполнители в подразделениях и подписывают должностные лица организации. В регламентах договорной работы устанавливаются и порядок взаимодействия подразделений, и показатели оценки работы или соблюдения регламента.

Структурные подразделения-исполнители всегда гордятся тем, что они приносят прибыль организации, но забывают, что договоры и документы по их исполнению получают, отправляют, распределяют, учитывают, хранят, не теряют и представляют по первому требованию служба делопроизводства и архив. Служба делопроизводства, проанализировав сложившуюся ситуацию, может взять часть ответственности и выполнение части операций по обработке договоров на себя.

Для этого необходимо получить права на создание документа creator, author, originator в применяемой для договорной работы информационной системе и поручить специалисту службы делопроизводства сканировать договоры, заполнять дату и присваивать регистрационный номер индекс в карточке договора, фиксировать дату получения, заполнять сведения о контрагенте и т.

А на экземплярах самих договоров специалист должен иметь право оформлять прежде всего регистрационный номер индекс на основании учетных сведений справочников и автоматических счетчиков из информационной системы.

Конечно, индекс не является обязательным реквизитом договора Гражданский кодекс РФ предусматривает обязательность только даты в заголовочной части договора , но он является идентификационным реквизитом. Поэтому стороны договариваются, кто подписывает и идентифицирует договор первым, и каждая сторона сделки на своем экземпляре оформляет номер в соответствии с принятой в каждой организации системой регистрации. Структурные подразделения и бухгалтерия могут при такой технологии работать со скан-копиями или бумажными копиями договоров, в информационной системе фиксировать этапы исполнения и расчетов по договору.

В соответствии с правилами регистрации документов в делопроизводстве регистрация любых документов в организации должна быть однократной. Нет смысла вводить новые журналы регистрации договоров в службе делопроизводства, если договоры все равно должны быть зарегистрированы и идентифицированы в информационной системе. И, наконец, о нашем профессиональном вопросе о регистрируемых и нерегистрируемых документах. Регистрации подлежат все документы, подлежащие исполнению или направлению ответа, требующие специального учета и использования.

Поэтому нерегистрируемых документов очень мало. Это получаемые организацией рекламные письма массовой рассылки, поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы совещаний, конференций, семинаров, печатные издания, информационные материалы.

Большая часть документов, составляющих другие документопотоки и документальный фонд организации, подлежит обязательной регистрации и идентификации, как рекомендует ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 об управлении документами. Пример 3. Это означает, что документы, включенные в данный примерный перечень, подлежат подлежали регистрации в других структурных подразделениях организации: бухгалтерии, отделе снабжения, отделе кадров и т.

В Государственной системе документационного обеспечения управления М. А действующие в настоящее время Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утв.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ролик «Входящие и исходящие документы в 1С:Документооборот»

К нам на предприятие поступают договоры, дополнительные соглашения к ним Мы их не регистрируем в журнале регистрации входящих документов,​. Регистрация входящих документов – подтверждение факта его в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет.

Скачать пустой бланк журнала регистрации договоров. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач — создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения. Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т. Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме. Какие договоры фиксируются в журнале В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т. Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы. Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка месяц, квартал, полугодие, год , или же в течение неопределенного срока — все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки.

Ответить Пётр 10 01 2017 При приеме моей жалобы секретарь, расписавшись на ксерокопии жалобы, не поставила дату поступления. Моя дата стоит. В последствии секретарем было заявлено, что жалоба поступила позже указанной мною даты.

Регистрация документов в кадровой службе

При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя предприятия или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной на Бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу" , Коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной регистрационной форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются. Признаком того, что Коммерческое предложение зарегистрировано в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм при наличии в них соответствующих граф. После регистрации Коммерческое предложение отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться: по почте; средствами факсимильной связи; личной доставкой представителем Исполнителя Заказчика. В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем - Ответственный исполнитель либо другой сотрудник по его поручению - курьер лично передает Коммерческое предложение представителю Заказчика Ответственному исполнителю. При отправке Коммерческого предложения по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления на втором экземпляре, остающемся на предприятии. К отправляемому по почте Коммерческому предложению прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата и подшивают в дело на общих основаниях.

Прохождение договора на предприятии

Журнал договоров Журнал договоров Журнал договоров — это учетная форма, ведущаяся делопроизводителем предприятия организации с целью внутренней регистрации и систематизации подписанных соглашений. В большинстве случаев журнал договоров ведут в электронном виде, а также с использованием специально разработанной программы, реже — вручную. Журнал составляется делопроизводителем организации самостоятельно, исходя из внутренних потребностей. Не смотря на то, что унифицированной формы журнала не существует, к его составлению все же есть некоторые общие рекомендации, состоящие в том, что в журнале должна быть отображена следующая информация: регистрационный номер соглашения; дополнительный номер соглашения номер контрагента ; дату составления, предмет и срок действия договора; полное наименование контрагента; полное наименование подразделения или фамилия, имя, отчество лица, ответственного за исполнение договорных обязательств; сумма договора; наличие и полный перечень приложений к договору; фамилия, имя, отчество, должность лица, поставившего свою подпись под договором. Наиболее распространенным способом ведения журналов договоров является использование электронных таблиц Excel. Если журнал ведется крупной компанией, то, как правило, используется специально разработанное для внутреннего пользования, программное обеспечение. Форма журнала напрямую зависит от специфики деятельности организации. Так, например, в торговой организации более удобным будет ведение журнала отдельно для договоров с покупателями и поставщиками. Функции делопроизводителя могут выполняться назначенным руководством лицом, если на предприятии нет необходимости в наличии отдела, занимающегося делопроизводством.

Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

Конкретный порядок документооборота каждое юрлицо устанавливает самостоятельно. Об этих требованиях наш дальнейший разговор. Документооборот: коротко о главном Организационные моменты Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия.

Регистрация входящих документов

.

Организация документооборота на предприятии

.

Журнал регистрации договоров

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Какие должны быть журналы регистрации и как их прошить - Елена А. Пономарева
Похожие публикации